組合員としての議決権を有効に行使していただくため、これまでスケジュール上不可能と思われてきた書面議決書を、総会議案書とともに送付させていただくことに、理事および監事のみなさまにご協力をたまわり、どなた様も決算シーズンの​ご多忙の中を、たいへんなご無理を重ねていただき、なんとか実現いたしました。

​この苦労を無駄に終わらせないためにも、また組合員それぞれのご意見を、率直に組合運営へ繁栄戴くためにも、ぜひ返信はがきの書面議決書をもって、議決権行使をたまわりたく、再度お考え直しをよろしくお願い申し上げます。

今回、他組合員への委任状提出には、FAX提出による個人／法人の情報漏洩を防ぐため、本状には個人名、法人の代表者名および押印は一切利用せず、かつ確実に個人特定できるようＩＤ制を用いますので、いささか手間ではございますが、あらかじめご了承ください。

そしてセキュリティに配慮して、あなたの12桁の固有ＩＤを作成していただきます。

固有ＩＤは英大文字と小文字、数字と記号を使用し、代表者様の名字と名前のローマ字、先頭から三文字ずつを織り込んで、その前後に記号を置くルールで作成、出欠はがき裏面のコメント欄と、以下の空欄に記入し、決して誰とも共有しないでください。

また、来年度も同方式を利用することになった場合、本年度作られ提出されたＩＤは利用不可とさせて戴く予定でおりますので、ぜひお手元に控えをお残しください。

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例）

大岡久晃理事長がＩＤを作成した場合の一例

　％ＯＯＯ＠３５＄ｈｉｓ＆

​川島総一郎副理事長がＩＤを作成した場合の一例

　１＋２＝Ｓｏｕ＃ＫＡＷ？

伊藤玄一専務理事がＩＤを作成した場合の一例

​　Ｍｒ．”ＩｔｏＧｅｎ”１

​ご参考までに。

​

なお、委任される対象の方にも、同様にセキュリティに配慮して、同様のＩＤを作成していただく必要があります。

この１２桁のＩＤは、それぞれの返信はがきの裏面最下部にある空欄にご記入の上ご提出いただき、これと委任状をマッチングさせることで有効な委任状として受付させて戴きます。

誰でもダウンロードできる書式と、FAXによって間違いなく委任を成立させるため、このような方法を取り入れておりますことから、いささかお手数をおかけしますが、情報漏洩等にたいへん厳しい風潮の昨今、何卒ご理解の上、ご協力くださいますようお願い申し上げます。​

委任できる対象者には、極めてきびしい制限があります。あらかじめご了解ください。また失礼ながら委任を受けられる組合員（法人の代表者）のことを、以下「委任先」と称させていただきます。

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・議決権のない「議長」には委任できません。

・専務理事も組合員ではないので対象から外れます。

・総会で「議長」に指名される可能性の高い「理事長」「副理事長」も避けてください。二人は自分の意志で委任を受付けません。

・委任先は総会に出席する組合員本人（組合員法人の代表者）でなければなりません。

・委任先が代理者をたてて欠席する場合（通常組合担当者として出ている役員であっても）、委任状は無効になります。

・委任先は、同時に４名を越える委任を引き受けることは出来ません。

・ですから委任先には私が委任することを、あらかじめ了解してもらっておいてください。　実際委任先にはＩＤも作成してもらい、お聞きしなければなりません。

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以上ですが、これまでこうした理由を原因として半数に近い数の委任状が、無効となっていました。

なお、今回もこの範囲に入る書類が提出された場合、申し訳ございませんが時期によっては通告無しに委任状を無効、つまり届いていないものとして処理させていただきます。

作成の手数簡略化をはかるため、委任状はすべてチェックだけですむように作成いたしました。若干、自分と委任先のＩＤを記入する手間はありますが、わずかに２４文字の記入と１４個のチェックで記入作業に関しては完了します。

​それ以外に、委任先との確認や交渉などをお願いすることになりますので、できる限りのお手伝いと考え、本書式を作らせていただきました。免責事項にご同意の上、以下ダウンロードボタンから書式をご利用ください。